Quinto. Tramitación de lotes de documentos contables.
Quinto de la Resolución de 28 de noviembre de 2005, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero. · BOE-A-2005-20496
Redacción vigente según el texto consolidado del BOE, en vigor desde el 2005-12-15.
Texto consolidado
1. Las características generales de este procedimiento para garantizar la autenticidad del remitente y la integridad del contenido son las que indican a continuación:
La aplicación informática remitente del lote de documentos contables generará el fichero con dicho lote y una relación en soporte papel con los datos esenciales de los documentos contables incluidos en el lote (ficha resumen). Esta relación incluirá la identificación del remitente, un resumen electrónico generado por la aplicación remitente, según se especifica en el anexo IV, así como la firma manuscrita del responsable de la unidad remitente.
La aplicación informática destinataria del lote de documentos contables, a la recepción del fichero, solicitará la introducción del resumen electrónico que figura en la ficha resumen recibida en soporte papel y verificará si coincide con el generado aplicando el mismo algoritmo sobre el lote de documentos contables recibidos.
2. La unidad de tramitación deberá remitir a la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución y con las del documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON mencionado en el punto 3 del apartado Segundo.
Así mismo deberá remitir en soporte papel:
Ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.
En el procedimiento regulado en este apartado Quinto, la autorización de los documentos contables, que se regula en la Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado, se sustituye por la firma del responsable de la unidad de tramitación en la ficha resumen del envío.
Los justificantes correspondientes a los documentos contables remitidos en soporte fichero. Los justificantes de cada documento contable irán acompañados de su correspondiente carátula en la que deberá figurar el COE, el N.I.D. y, en su caso, el N.E.I.
Cada documento contable llevará asignado un N.I.D. En caso de que un justificante lleve asociados varios documentos contables, se elaborará una carátula en la que figurarán todos los N.I.D. de los documentos contables asociados.
3. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada, antes de cargar en la aplicación de seguimiento de expedientes el fichero remitido por la unidad de tramitación correspondiente, verificará la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electrónico que figura en la ficha resumen del envío.
En caso de no verificarse la integridad del fichero el envío será rechazado.
4. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada pondrá a disposición de la oficina de contabilidad un fichero que contenga el lote de documentos contables que la Intervención delegada considere que pueden contabilizarse, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
Así mismo, dicho responsable remitirá a la oficina de contabilidad en soporte papel:
Ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.
Los justificantes relativos a los documentos contables, acompañados de la carátula a la que se refiere el punto 2 anterior.
5. La oficina de contabilidad, antes de cargar en el sistema de información contable el fichero remitido por el responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada, verificará la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electrónico que figura en la ficha resumen del envío.
En caso de no verificarse la integridad del fichero el envío será rechazado.
6. Una vez cargado el fichero en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad realizará las actuaciones de verificación destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 «Documentos contables» de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996.
A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podrán visualizarse mediante la introducción en el sistema del COE y del N.I.D. que figura en la carátula del justificante.
Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse razón de las mismas, se podrán contabilizar individualmente o dejarlos en situación de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.
La toma de razón acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificará mediante la remisión de información a la unidad de tramitación, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables contabilizados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución, en el que figurarán, además de los datos de cada operación, la fecha de registro contable y el número de operación asignado por el sistema contable.
Así mismo remitirá a dicho responsable, en formato papel, la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.
b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación un fichero que contenga los documentos contables contabilizados que le correspondan, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
Así mismo remitirá, en soporte papel, la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.
7. Si como consecuencia de las actuaciones de verificación, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, no tomará razón de las correspondientes operaciones y procederá a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitación, aplicando el siguiente procedimiento:
a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables rechazados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
Así mismo remitirá a dicho responsable, en formato papel: una ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución, y los justificantes relativos a los documentos contables rechazados.
b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación un fichero que contenga los documentos contables rechazados que le correspondan, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
Así mismo remitirá en soporte papel: la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución, y los justificantes correspondientes.
8. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes de las operaciones contabilizadas a los órganos que deban archivarlos, obtendrá una copia digitalizada de los mismos, según el procedimiento regulado en la Resolución de 15 de diciembre de 2004 de la Intervención General de la Administración del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y envío al Tribunal de Cuentas de información relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de información contable de la Administración General del Estado.
9. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes, éstos serán remitidos a los órganos que deban archivarlos, aplicando el siguiente procedimiento:
a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada los justificantes relativos a los documentos contables contabilizados, acompañados de una copia de la ficha resumen del envío de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.a) anterior.
b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación los justificantes correspondientes, a efectos de su custodia por los órganos que deban archivarlos, acompañados de una copia de la ficha resumen del envío de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.b) anterior.
10. Los justificantes deberán conservarse debidamente ordenados por los servicios gestores o las unidades de tramitación.
Asimismo, los servicios gestores o las unidades de tramitación deberán conservar debidamente ordenados los ficheros que contengan los documentos contables contabilizados, junto con sus correspondientes fichas resumen, a los que se refiere el punto 6.b de este apartado.
En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación que corresponda realizar a dichas instituciones.
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- Ver la norma completa: Resolución de 28 de noviembre de 2005, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.