Cuarto. Tramitación de documentos contables electrónicos.
Cuarto de la Resolución de 28 de noviembre de 2005, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero. · BOE-A-2005-20496
Redacción vigente según el texto consolidado del BOE, en vigor desde el 2008-07-31.
Texto consolidado
1. Los Servicios gestores que quieran tramitar documentos contables electrónicos deberán aplicar el procedimiento que se regula en los puntos siguientes de este apartado.
2. La puesta a disposición de la Intervención delegada de los documentos contables electrónicos se efectuará a través de la aplicación establecida en la letra b) del punto 2 del artículo 13 bis del Real Decreto 2188/1995, por el que se desarrolla el control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado, según la redacción dada al mismo por el Real Decreto 686/2005, de 10 de junio.
Los justificantes asociados a estos documentos contables podrán ser puestos a disposición de la Intervención delegada mediante dos vías:
Los justificantes electrónicos serán puestos a disposición de la Intervención delegada a través de la misma aplicación señalada en el párrafo anterior, utilizada para el documento contable electrónico.
Se entiende por justificante electrónico aquel expedido en soporte fichero y firmado electrónicamente según la especificación ETSI TS 101 903.
Los justificantes en soporte papel serán remitidos a la Intervención delegada acompañados del acuse de recibo generado en la aplicación del párrafo anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada. Este acuse de recibo identificará el expediente con un número asignado por la Intervención delegada (en adelante, N.E.I.).
A estos efectos, previamente a la remisión de los justificantes en soporte papel se remitirán los justificantes electrónicos a los efectos de obtención del N.E.I.
Si los justificantes en soporte papel no se recibieran en el plazo de cinco días desde la recepción de los correspondientes documentos contables electrónicos, el responsable de seguimiento de expedientes podrá devolver dichos documentos.
3. La unidad de tramitación deberá poner a disposición de la Intervención delegada, a través de la aplicación indicada en el primer párrafo del punto 2 anterior, un fichero que contenga el documento contable electrónico, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución y con las especificaciones del procedimiento TELCON indicado en el punto 3 del apartado Segundo, y, además, ficheros con cada uno de los respectivos justificantes electrónicos. Estos justificantes electrónicos quedarán asociados al documento contable a través del N.E.I.
Si el documento contable llevara asociados justificantes en soporte papel, la unidad de tramitación deberá remitir, en soporte papel:
Acuse de recibo generado en la aplicación del primer párrafo del punto 2 anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada, en el que se identificará el COE y el N.E.I. al que corresponden los justificantes.
Este acuse de recibo contendrá la relación de documentos que forman parte del expediente y el soporte, electrónico o papel, de los mismos, entre los que se encontrarán, por tanto, el documento contable electrónico, identificado a través del Número de Identificación del Documento (en adelante N.I.D.), y los justificantes en soporte electrónico o papel.
El N.I.D. se asignará por la unidad de tramitación de acuerdo con las especificaciones que para el mismo figuran en el apartado b) del anexo II de esta Resolución.
Los justificantes en soporte papel correspondientes al documento contable.
4. Para su carga en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad obtendrá un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos recibidos de las unidades de tramitación, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
5. Una vez cargado el fichero en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad realizará las actuaciones de verificación destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 ''Documentos contables'' de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996. Sin embargo, en el caso de que viniera sin cumplimentar la fecha del reconocimiento de la obligación en los documentos OK o ADOK, dicho dato se registrará por la oficina de contabilidad de acuerdo con la fecha que figure en la aprobación del acto de reconocimiento de la obligación que acompañe como justificante a dichos documentos contables.
A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podrán visualizarse mediante la introducción en el sistema del COE y del N.I.D. del documento contable asociado al justificante electrónico o en soporte papel.
Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse razón de las mismas, se podrán contabilizar individualmente o dejarlos en situación de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.
La toma de razón acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificará mediante la remisión de información a la unidad de tramitación, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a. La oficina de contabilidad generará un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos contabilizados, así como la fecha de registro contable y el número de operación asignado por el sistema de información contable, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
b. Seguidamente, se procederá a remitir a cada unidad de tramitación, la información relativa a cada documento contable contabilizado que le corresponda, quien la recibirá a través de la aplicación a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta información de cada documento contable contabilizado incluirá un resumen electrónico generado por la mencionada aplicación que facilitará a la unidad de tramitación destinataria la comprobación de la integridad y origen de la información.
6. Si como consecuencia de las actuaciones de verificación, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, no tomará razón de las correspondientes operaciones y procederá a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitación, siguiendo el siguiente procedimiento:
a. La oficina de contabilidad generará un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos rechazados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
b. Seguidamente se procederá a remitir a cada unidad de tramitación la información relativa a cada documento contable rechazado que le corresponda, quien los recibirá a través de la aplicación a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta información de cada documento contable rechazado incluirá un resumen electrónico generado por la mencionada aplicación que facilitará a la unidad de tramitación destinataria la comprobación de la integridad y origen de la información.
Asimismo, se remitirán los justificantes en soporte papel correspondientes.
7. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes en soporte papel de las operaciones contabilizadas a los órganos que deban archivarlos, obtendrá una copia digitalizada de los mismos, según el procedimiento regulado en la Resolución de 15 de diciembre de 2004 de la Intervención General de la Administración del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y envío al Tribunal de Cuentas de información relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de información contable de la Administración General del Estado.
8. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes en soporte papel, éstos serán remitidos a cada unidad de tramitación, a efectos de su custodia por los órganos que deban archivarlos.
9. Los justificantes, en soporte electrónico o papel, deberán conservarse debidamente ordenados por los Servicios gestores o las unidades de tramitación, así como los ficheros que contengan la información de los documentos contables contabilizados.
En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación que corresponda realizar a dichas instituciones.
Redacciones de este artículo
Este precepto ha tenido 2 redacciones. La redacción vigente la dio BOE-A-2008-12968.
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- Ver la norma completa: Resolución de 28 de noviembre de 2005, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.